Statement of Work · Pilote
Ce document décrit le périmètre contractuel du pilote et accompagne le devis n° EA-PILOTE-2026-06 « Portail Négociateur ». Tout élément hors périmètre fait l'objet d'un chiffrage séparé.
Le Drive Google d'EA centralise aujourd'hui les documents de mandat, mais sans point d'accès unique : chaque négociateur dépose à sa façon, la convention de nommage n'est pas tenue partout, et la direction n'a aucune vue consolidée sur l'état d'un dossier. Résultat : du temps perdu à chercher des pièces, des dossiers incomplets découverts trop tard, aucune visibilité sur ce qui manque.
On commence par la fondation documentaire, parce que le portail complet dépend d'une organisation documentaire fiable et de l'accès aux bonnes données. Vos outils existants, vos process métier et l'administration de contenu viennent ensuite, en Phase 2. Ce n'est pas la séquence de votre cahier initial : c'est la séquence technique nécessaire pour que la Phase 2 tienne.
Ce qu'on construit : une couche web additive par-dessus le Drive existant. Les originaux des négociateurs restent en place, intacts. L'outil propose le classement, le négociateur valide d'un geste.
Les éléments ci-dessous sont des chantiers distincts, chiffrés à part ou prévus en phases ultérieures. Leur absence du socle est un choix délibéré, pas un oubli.
Extensions possibles plus tard, selon vos besoins, à cadrer ensemble : accès différenciés par métier (au-delà de négociateur et direction), reprise de l'historique des dossiers déjà clôturés.
À la fin du pilote, EA reçoit :
| Jalon | Ce qu'on fait | Ce qui en sort |
|---|---|---|
| J0 Cadrage technique | On lève les points bloquants : autorisation OAuth admin Google Workspace, documents réels disponibles pour l'Étape 0, région d'hébergement validée, accès Drive organisationnel pour la migration. | Feu vert technique ou ajustement avant de commencer. |
| J1 Étape 0, qualification documentaire | On teste l'IA sur un jeu de vrais documents EA dont on connaît déjà le bon classement. On vérifie les cas ambigus, les règles de nommage, les rubriques et les ajustements utiles. | Échantillon qualifié, points d'ajustement identifiés, feu vert de préparation avant mise en main. |
| J2 Fondations | Modèle de données (bien, stade, rubrique, index), filtre sensible, authentification. | Socle technique prêt. |
| J3 Parcours cœur | Dépôt, tri IA, validation négociateur, atterrissage Drive et index. Migration en lot des mandats en cours. | Le geste de base fonctionne de bout en bout, l'outil démarre rempli. |
| J4 Dashboard et alertes | Vue par bien (point de vue négociateur et direction), alertes de complétude conditionnelles. | Vue consolidée opérationnelle. |
| J5 Mise en main | Déploiement aux 28 négociateurs, flux réel en production. | Livraison finale facturable, pilote en usage réel. |
| J6 Mesure et décision | Après une première période d'usage, on mesure l'adoption, les corrections effectuées et le signal de la direction. | Point de suivi post-livraison et décision d'extension à Phase 2. |
Le code livré est cédé au Groupe Première Ligne. EA en est propriétaire complet après paiement complet et livraison finale : utilisation, modification, changement de prestataire, hébergement autonome.
Le domaine et l'hébergement sont au nom d'EA, pas du prestataire (pas de dépendance d'accès).
Les fichiers d'origine des négociateurs ne sont jamais modifiés ni déplacés. L'outil travaille sur des copies rangées dans un Shared Drive de travail à l'intérieur du Google Workspace d'EA (possédé par EA, pas un compte séparé), et les accès au Drive source sont en lecture seule. Si EA décide d'arrêter, les deux espaces sont accessibles sans dépendance vis-à-vis du prestataire (réversibilité par conception).
Un runbook de reprise est livré : un guide documenté de self-hosting permettant à EA (ou à tout prestataire de son choix) de reprendre l'hébergement et l'exploitation en autonomie complète.
Ce qui n'est pas cédé : le modèle d'IA lui-même reste un abonnement à un fournisseur tiers (Mistral AI). On cède le code qui l'appelle, pas le modèle, qui est remplaçable. Cette distinction est importante pour comprendre la dépendance réelle.
La propriété du code spécifique à EA est cédée à EA à la livraison. Les termes précis de la cession sont fixés au contrat.
La responsabilité du prestataire est plafonnée au montant du contrat ; la notion d'incident bloquant est définie au contrat.
Ce qui suit décrit notre dispositif de conformité tel que nous l'avons évalué en interne. Ces qualifications reposent sur notre auto-évaluation interne (non ratifiée par un avocat). Elles ne constituent pas un avis juridique sur vos propres obligations. Nous recommandons de les faire valider par votre conseil habituel avant la mise en production.
Ce traitement (classement documentaire assisté par IA, validé par un humain) porte sur des données personnelles ordinaires de tiers (vendeurs, acquéreurs, références de biens). Les documents identifiés comme sensibles dans l'arborescence (pièces d'identité, dossiers de vigilance) sont écartés du moteur IA en amont par un filtre déterministe (règles fixes, pas d'IA, en mode fail-closed), avant tout envoi au moteur d'IA.
La chaîne applicative du pilote est conçue avec des opérateurs européens lorsque c'est possible : moteur IA, base de données et hébergement applicatif. Les fichiers sources et le Shared Drive de travail restent dans le Google Workspace déjà choisi, administré et contractualisé par EA. Cette distinction évite de confondre la souveraineté de l'application construite avec le choix existant de stockage documentaire d'EA.
| Brique | Opérateur | Posture |
|---|---|---|
| Moteur IA | Mistral AI (droit français, Paris), organisation au nom d'EA | Hébergement UE. La zero-data-retention est demandée à Mistral ; sa disponibilité dépend du plan contractuel et de l'approbation de Mistral, à constater par écrit avant production. Le no-training est à confirmer de même. |
| Base de données | Postgres chez un opérateur dont l'entité contractante est de droit européen (Scaleway, OVH ou Clever Cloud) | Opérateur de droit européen (à confirmer au cadrage) |
| Hébergement de l'application | Conteneur Node/Next hébergé chez un opérateur dont l'entité contractante est de droit européen | Opérateur de droit européen (à confirmer au cadrage) |
| Stockage des fichiers | Drive Google d'EA (source) et Shared Drive de travail d'EA | Originaux intacts, possédés et administrés par EA dans son Google Workspace existant |
Le domaine et l'hébergement sont au nom d'EA. L'index ne contient que des métadonnées (référence du bien, rubrique, nom normalisé, stade, lien vers le Shared Drive de travail d'EA), pas les fichiers eux-mêmes.
Ces qualifications sont notre auto-évaluation interne. La vérification de la région de traitement, des conditions Google Workspace déjà applicables à EA, de l'entité contractante de chaque opérateur retenu et de tout accès support ou sous-traitant ultérieur est à confirmer avec votre conseil.
Pour proposer un classement, le contenu d'un document non sensible (les pièces sensibles étant exclues en amont) est transmis au moteur Mistral AI, qui agit en sous-traitant au sens de l'art. 28 du RGPD. Le traitement est régi par un accord de traitement des données (DPA) prévoyant les garanties de l'art. 28§3.
Points à border avant mise en production : la zero-data-retention et le no-training sont demandés à Mistral, leur disponibilité dépend du plan contractuel et de l'approbation de Mistral, à constater par écrit avant production ; utilisation d'endpoints compatibles avec cette posture ; vérification de la liste des sous-traitants ultérieurs de Mistral (certains peuvent être hors UE, couverts par les clauses contractuelles types) ; confirmation de la résidence UE du traitement.
Ces vérifications sont à conduire avec votre conseil avant signature du DPA Mistral.
Ce traitement doit figurer au registre des traitements d'EA (registre du responsable, art. 30§1). De notre côté, en tant que sous-traitant, nous l'inscrivons à notre propre registre (art. 30§2).
Les champs que EA, en tant que responsable de traitement, renseigne dans son registre : finalité, catégories de personnes concernées, catégories de données, destinataires, durées de conservation. Les durées de conservation, notamment celles liées à vos obligations TRACFIN, et la qualification de toute donnée sensible éventuelle relèvent de vos choix et de vos obligations propres. Nous pouvons fournir une trame neutre ; nous ne donnons pas d'avis sur vos obligations.
Le traitement est en zone grise : les cas d'AIPD obligatoire (art. 35§3 et liste CNIL 2018-327) ne sont pas nettement remplis, et le filtre amont exclut les données les plus sensibles. Cependant, le recours à une nouvelle technologie d'IA sur des données personnelles est précisément le terrain visé par l'art. 35§1.
Recommandation : conduire une AIPD, ou au minimum une pré-analyse documentée justifiant son absence, avant la mise en production (preuve d'accountability, art. 5§2 RGPD). Le verdict de déclenchement appartient à EA en tant que responsable de traitement. Nous pouvons fournir la trame technique.
Pour la chaîne applicative construite, l'objectif est d'éviter les transferts hors UE en retenant des opérateurs européens et des régions de traitement UE. Pour le stockage documentaire, les fichiers restent dans le Google Workspace existant d'EA, selon les conditions déjà contractualisées entre EA et Google.
Réserve : confirmer qu'aucun accès hors UE n'est possible en cascade (support, télémétrie, sous-traitants ultérieurs des opérateurs retenus) et valider les conditions Google Workspace applicables à EA avec votre conseil.
L'AI Act s'applique quel que soit le pays d'origine du modèle utilisé. Notre posture est celle de déployeur d'un modèle tiers (Mistral). Le classement est proposé à un humain qui valide d'un geste (human-in-the-loop), il n'y a ni génération de contenu diffusé, ni chatbot, ni contenu synthétique exposé à des personnes : les obligations de transparence de l'art. 50 semblent limitées en l'état du périmètre. Par prudence, l'interface pourra indiquer que le classement proposé est assisté par IA. La conformité AI Act ne dispense pas du RGPD. La qualification exacte du rôle déployeur et l'applicabilité de l'art. 50 selon l'UX finale sont à valider avec votre conseil.
Nous fournissons les trames techniques et documentaires. EA décide et porte la responsabilité de traitement sur les points suivants :
Les points suivants doivent être levés à J0 avant tout démarrage du build.
| Point | Pourquoi c'est bloquant |
|---|---|
| Shared Drives Google Workspace activés et autorisation OAuth admin | Pour que l'application puisse accéder aux mandats des 6 bureaux et copier les documents dans le Shared Drive de travail d'EA, un administrateur Workspace doit autoriser l'accès programmatique via un compte de service (délégation domaine). Sans cette autorisation, ni la migration ni la copie ne fonctionnent. |
| Documents réels disponibles pour l'Étape 0 | L'Étape 0 teste l'IA sur un échantillon de vrais documents EA dont on connaît déjà le bon classement. On a besoin de cet échantillon avant de démarrer le build. |
| Région d'hébergement confirmée (EU) | Pour valider le choix de fournisseur avant de démarrer. |
| Taux de respect de la convention de nommage | Si les noms de fichiers existants ne suivent pas la convention EA, le tri IA part de plus loin (à mesurer sur l'échantillon avant build). |
EA possède le code et peut l'opérer elle-même ou le confier à qui elle souhaite. On propose un service de Suivi et maintenance optionnel couvrant : hébergement EU, maintenance corrective, carburant IA (coût du modèle à l'usage), sauvegardes et restauration testée, support SLA borné (réponse sous 1 jour ouvré, intervention corrective sous 3 jours ouvrés), et environ 2 h d'évolutif par mois. Au-delà de ce volume, un devis séparé est établi.
TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Les 3 premiers mois de Suivi et maintenance sont inclus dans le pilote avec le même SLA. C'est la période critique d'adoption : les négociateurs prennent le geste, les premiers ajustements arrivent, la décision d'extension se prend.
Au terme des 3 mois, EA choisit : (a) reprendre en autonomie (le runbook livré à J5 rend ça possible), ou (b) souscrire au service de Suivi et maintenance. Rien n'est tacitement reconduit.
On mesure le taux de validation au premier geste : la part des documents que l'IA classe correctement du premier coup, sans que le négociateur ait à corriger. Plus ce taux est haut, plus l'outil accélère réellement le classement ; chaque correction devient un signal utile pour affiner les règles et identifier les cas ambigus.
On vise un seuil utile d'environ 70 % de validation au premier geste, mesuré sur l'échantillon de l'Étape 0 (J1). C'est une décision d'ouverture, pas une pénalité : si on l'atteint, on ouvre l'outil aux négociateurs ; sinon, on ajuste le moteur (règles, rubriques, nommage) avant d'ouvrir. La conséquence est toujours un ajustement, jamais une remise en cause du devis.
En cas de non-atteinte persistante du seuil après ajustements à l'Étape 0, EA et le Studio se concertent sur un re-scope (rubriques réduites, périmètre documentaire resserré) avant la mise en main ; le travail d'Étape 0 et de build étant livré, le devis reste dû.
La direction valide l'extension aux phases suivantes (le portail complet) et, à terme, le déploiement à d'autres franchisés du réseau EA. Si ce signal n'arrive pas, le pilote doit être réorienté avant extension, même avec de bons chiffres d'usage.
Validation du périmètre
Statement of Work · Devis n° EA-PILOTE-2026-06
Le présent SOW décrit le périmètre fonctionnel, technique et opérationnel du pilote, en un seul lot, tout compris. Sa validation vaut accord sur le périmètre décrit, sous réserve des conditions, hypothèses et validations juridiques indiquées dans le document.
Pour valider le périmètre : nous vous adressons ce document en signature électronique, en regard du devis n° EA-PILOTE-2026-06.