Portail Négociateur

Pourquoi ce système

Le Drive Google d'EA centralise les documents de mandat, mais sans point d'accès unique : chaque négociateur dépose à sa façon, la convention de nommage n'est pas tenue partout, et la direction n'a aucune vue consolidée sur l'état d'un dossier. Résultat : du temps perdu à chercher des pièces, des dossiers incomplets découverts trop tard, aucune visibilité sur ce qui manque.

Ce qu'on construit se pose par-dessus votre Drive existant : un négociateur dépose un document dans l'interface, l'IA propose le classement (référence du bien, rubrique, nom normalisé), il valide d'un geste. Le document atterrit dans le Shared Drive de travail d'EA, propre et structuré. La direction dispose d'une vue consolidée sur l'état des dossiers, avec alertes sur les pièces manquantes.

Ce pilote : une fondation documentaire

On commence par la fondation documentaire, parce que le portail complet dépend d'une organisation documentaire fiable et de l'accès aux bonnes données. Vos outils existants, vos process et l'administration de contenu viennent ensuite, en Phase 2. Ce n'est pas la séquence de votre cahier : c'est la séquence technique nécessaire pour que la Phase 2 tienne.

Ce que comprend le Socle Pilote

Tout compris, pour les 28 négociateurs des 6 bureaux (réseau EA17 / EA79 / EA86), branché sur votre vrai Drive.

Le système

• Dépôt d'un document depuis une interface mobile-first, qui s'installe sur l'écran d'accueil du téléphone comme une appli (PWA, sans App Store ni Play Store) et fonctionne aussi sur desktop. L'IA propose le classement (référence du bien, rubrique parmi vos 7, nom normalisé), le négociateur valide d'un geste.
• Classement dans un Shared Drive de travail propre et structuré, à l'intérieur du Google Workspace d'EA (possédé par EA). Il devient l'espace de travail des négociateurs, et les mandats en cours y sont copiés au démarrage. Vos fichiers d'origine ne sont jamais modifiés ni déplacés : l'outil travaille sur des copies rangées dans ce Shared Drive de travail, et les accès au Drive source sont en lecture seule. Vos deux espaces restent accessibles sans dépendance à nous (réversibilité par conception).
• Dashboard de complétude par bien, en deux vues : celle du négociateur (ses biens) et celle de la direction (tous les biens).
• Recherche en langage courant : retrouver une pièce en la demandant en langage simple (par exemple le compromis du bien X). La recherche porte sur la fiche structurée du document (référence, rubrique, type, stade), pas sur le contenu intégral des fichiers : la recherche dans le texte intégral relève de la Phase 2.
• Alertes de pièces manquantes adaptées au stade du bien (ce qui est attendu à l'estimation diffère de ce qui est attendu à l'entrée en mandat).
• Filtre de protection des documents sensibles : un filtre déterministe (règles fixes, pas d'IA) écarte du moteur IA, en amont et en mode fail-closed, les documents identifiés comme sensibles dans votre arborescence (pièces d'identité, dossiers de vigilance). Au moindre doute, le document part en classement manuel et n'est pas envoyé à l'IA. Ce filtre réduit fortement l'exposition ; il ne peut pas garantir l'interception d'une pièce sensible noyée dans un document mixte non identifié comme tel.
• Connexion par le compte Google d'entreprise existant (SSO), vérifiée côté serveur et restreinte au domaine EA. Le niveau d'authentification, dont la double authentification, est celui de votre Google Workspace : l'outil en hérite.
• Gestion des accès en autonomie par la direction : ajouter, retirer, attribuer les deux rôles (négociateur, direction), révoquer. Posséder l'outil, c'est contrôler qui y entre.
• Migration des mandats en cours au démarrage : l'outil démarre rempli, les dossiers actifs sont accessibles dès le premier jour.

Direction artistique sur-mesure incluse

L'interface est habillée à votre charte EA, orange #FF4D00, bleu #002A3A, typographies Cambon et Century Gothic. Ce n'est pas un habillage générique.

Code source documenté et cédé au Groupe Première Ligne

Propriété, droit de modification, choix du prestataire, hébergement autonome : tout revient à EA après paiement complet et livraison finale.

3 mois de Suivi et maintenance inclus

Hébergement FR/EU, carburant IA, maintenance corrective, sauvegardes et restauration testée, support SLA (réponse sous 1 jour ouvré pour un incident bloquant, intervention corrective sous 3 jours ouvrés) et un kickoff de prise en main avec les négociateurs.

Runbook de reprise livré

Un guide documenté de self-hosting : EA peut reprendre l'hébergement et l'exploitation en autonomie à tout moment, sans passer par nous.

Conditions

Prix net de TVA au titre de la franchise en base (art. 293 B du CGI). En cas de sortie de la franchise en cours d'exécution, la TVA légalement exigible sera ajoutée au prix.

Cadence de paiement

Ce que coûte l'outil à terme (exploitation)

Le tableau ci-dessous donne une vision honnête des coûts d'exploitation réels, une fois le système livré et les 3 mois de suivi inclus passés. Ce sont des projections à valider au démarrage du pilote ; aucune garantie de coût.

Ce que les ~450 €/mois paient au-delà de l'infra : quelqu'un maintient, corrige, sauvegarde, répond, et fait les petits ajustements sans qu'EA ait à recruter une compétence technique. L'infra seule coûte peu ; la tranquillité se facture en service géré.

EA est propriétaire : elle peut à tout moment reprendre l'exploitation avec le prestataire technique de son choix (le runbook documente la reprise). L'autonomie suppose une compétence technique (hébergement, clés d'accès, compte Mistral) : le runbook la rend transmissible, il ne la remplace pas. Le suivi après les 3 mois inclus est optionnel et non reconduit tacitement.

Hors de ce devis (chiffré à part)

• Recherche sémantique dans le contenu intégral des documents (vectorisation, RAG full-text) : Phase 2.
• Console d'administration de contenu complète (process, liens, téléversements, fiches, historique d'édition) : Phase 2.
• Phase 2 du portail (intégration outils existants EA, mise en ligne mandats, réseaux, carte des secteurs) : devis séparé.
• Phase 3 (tableau de bord d'usage, exports, notifications) : devis séparé.
• Suivi et maintenance au-delà des 3 mois inclus : ~450 €/mois, optionnel, non reconduit tacitement.

Extensions possibles plus tard, selon vos besoins, à cadrer ensemble : accès différenciés par métier (au-delà de négociateur et direction), reprise de l'historique des dossiers déjà clôturés.